Preparativos para encerramento do Balanço Anual

Chegou mais um novo exercício e assim é preciso encerrar o anterior, nesse trabalho vamos aprender na teoria como fazer o Fechamento do Balanço Patrimonial. Uma boa contabilidade começa com um bom plano de contas. O melhor plano de contas não é o que contém a maior quantidade de contas mas o que é simples dentro do possível, claro em sua composição e objetivo em suas diretrizes. Para efeito gerencial, é de grande valia desdobrar a contabilidade em áreas para servir de instrumento para análise da evolução dos negócios. Organização é tudo!

Dentro de uma normalidade o ideal é separar a contabilidade nas seguintes áreas(esse procedimento facilita a vida do contador nesse período de encerramento contábil):

a) departamento industrial;

b) departamento comercial;

c) departamento administrativo;

d) departamento financeiro.

O Plano de Contas não deve ser apenas o rol de nomenclaturas a ser utilizado para a localização da conta que deva receber o registro de determinada operação realizada pela empresa, deve também ser o perfeito guia para a adequada apresentação dos saldos contábeis sob a forma do balanço patrimonial.

FALTA DE DOCUMENTAÇÃO PARA CONTABILIZAÇÃO – isso constitui falta grave - Infelizmente é comum as empresas não receberem, em tempo hábil, toda a documentação necessária ao fechamento do balanço, principalmente os documentos que suportam a contabilização de diversas operações bancárias. Deve-se insistir com as instituições financeiras a fim de que elas forneçam a documentação relativa a juros, taxas e outras despesas debitadas em conta bancária.

Na ausência da documentação pode-se efetuar as contabilizações, tendo por base os valores constantes dos extratos de movimentação bancária e controles internos que assegurem a origem e a natureza do valor a ser contabilizado, levando-se em conta a sua materialidade.

BALANCETE DE VERIFICAÇÃO – um passo preeliminar no nosso estudo de caso - O primeiro passo para o fechamento do balanço é o levantamento do balancete de verificação, é através dele que iremos notar se há algo errado com nossa contabilidade. O balancete é a ordenação das contas segundo a natureza de seus saldos, de um lado os saldos devedores e de outro os saldos credores. Os atuais sistemas de contabilidade por processamento eletrônico de dados impedem o levantamento do balancete nos casos em que o somatório dos valores devedores não seja igual ao dos valores credores. Deve-se identificar as diferenças e efetuar ajustes sempre que não existir igualdade entre a soma dos valores devedores e a dos valores credores do balancete.

Diferenças Entre Saldos Devedores e Credores - Para procurar eventuais diferenças entre saldos devedores e credores, pode-se seguir as seguintes pistas:

a) verificar a correta inclusão das contas segundo a natureza do saldo;

b) verificar as somas efetuadas;

c) verificar a inclusão dos lançamentos que movimentam grande número de contas (por exemplo, os lançamentos da folha de pagamento);

d) verificar nos lançamentos se a soma dos valores debitados corresponde à soma dos valores creditados.

CONCILIAÇÕES DOS SALDOS CONTÁBEIS - A conciliação consiste, basicamente, na comparação do saldo de uma conta com uma informação externa à contabilidade, de maneira que se possa ter certeza quanto à exatidão do saldo em análise. As fontes de informações mais usuais para verificação dos registros contábeis são os livros fiscais, os extratos bancários, as posições de financiamentos e carteiras de cobranças, as folhas de pagamento, os controles de caixa, etc.

Nas conciliações das contas do disponível deve-se ter uma atenção especial à contabilização dos valores recebidos ou pagos pelas empresas com a utilização de cheques pré-datados.

PROCEDIMENTOS PARA O FECHAMENTO - Avaliação Dos Investimentos Pelo Método de Equivalência Patrimonial (se houver) As empresas que possuírem investimentos relevantes em controladas ou coligadas deverão proceder à avaliação desses investimentos pelo método de equivalência patrimonial e reconhecer os resultados.

Verificação da Contabilização de Receitas, Custos e Despesas - A empresa deverá apropriar em obediência ao regime de competência todas as receitas, custos e despesas relativas ao período a que se refere o balanço, tais como: juros ativos e passivos, depreciações, amortizações, exaustão, provisões, etc.

Mercadorias Não Despachadas - As receitas decorrentes da venda de mercadorias, cujo despacho para o cliente não ocorrer até a data de encerramento do exercício, não devem figurar na apuração dos resultados, poderão ser alocadas em contas patrimoniais(estudaremos esse caso mais tarde).

Avaliação Dos Estoques - A avaliação dos estoques é um item de fundamental importância para a apuração dos resultados da empresa. Contudo a legislação brasileira aceita que a valorização dos estoques seja efetuada pelos seguintes critérios:

a) custo médio de aquisições ou entradas;

b) valor dos bens produzidos ou adquiridos mais recentemente;

c) o preço de venda subtraído da margem de lucro.

As empresas que não possuem sistema de custos integrado com a contabilidade devem avaliar os seus estoques de acordo com as regras estabelecidas na legislação do Imposto de Renda.

Variações Monetárias Ativas e Passivas - As variações monetárias têm a função de reconhecer no resultado as alterações nos valores das obrigações por disposição legal, por regra contratual ou por terem sido contratados em moeda estrangeira. A conferência de todos os contratos de financiamento, de aplicações financeiras, de dívidas e créditos diversos (especialmente os de natureza tributária) deve ser efetuada em conjunto com a conciliação dos saldos contábeis.

Embora a legislação tributária permita o reconhecimento das variações cambiais pelo regime de caixa, este procedimento não está de acordo com os princípios contábeis.

Receitas e Despesas Financeiras - Apropriação “Pro Rata” - O Princípio Contábil da Competência exige que se reconheça no resultado todas as receitas e despesas financeiras que são geradas pela simples fluência de tempo, independentemente do efetivo recebimento ou pagamento. Assim, existindo créditos e obrigações sujeitos a encargos financeiros, as receitas e as despesas geradas devem ser apropriadas proporcionalmente ao período transcorrido desde a data da sua contratação ou do último balanço.

VERIFICAÇÃO DA ADEQUAÇÃO DOS SALDOS E DA CONSTITUIÇÃO DAS PROVISÕES - Na constituição de provisões deve-se observar os Princípios Contábeis e cercar-se do máximo de elementos que possibilitem a melhor avaliação do fato no momento do lançamento contábil, levando-se em conta, também, as implicações fiscais pertinentes.

Provisões de Férias e 13º Salário - As provisões para férias de empregados constituídas devem estar suportadas pelos cálculos efetuados no departamento responsável pela folha de pagamento. A provisão para o 13º salário, normalmente, não deverá apresentar saldo no balanço de 31 de dezembro, exceto no tocante a complementações devidas a funcionários que percebam salário variável.

Provisões Para Contingências Fiscais - Essas provisões não têm a sua dedutibilidade admitida pela legislação fiscal, mas, tecnicamente, poderá ser necessária a sua constituição sempre que a empresa possua uma informação razoável sobre a possibilidade de não ter os argumentos que motivaram a contestação de exigências fiscais reconhecidas no processo administrativo ou judicial.

Provisão Para Perdas Prováveis em Investimentos - O reconhecimento de prováveis perdas em investimentos deve ser criteriosamente efetuado pelas empresas, qualquer que seja o método de avaliação utilizado para registrá-las na contabilidade. Essa provisão deixou de ser dedutível para efeitos fiscais desde 01.01.1996 (Lei nº 9.249/1995).

Provisão Para a Redução de Ativos ao Valor de Mercado - A Lei das S/A estabelece que o valor contábil dos ativos deve ser comparado com o seu valor de mercado, devendo permanecer registrado o menor deles(daí aplicar-se-à o princípio da Prudência). Esta regra no Brasil não era uma preocupação dos responsáveis pela elaboração dos balanços enquanto convivíamos com altas taxas de inflação. Nestes novos tempos do real, devemos novamente nos preocupar com o preço de mercado dos itens registrados em inventários, especialmente as mercadorias importadas, assim como com o valor de títulos e valores mobiliários. Entretanto, essa provisão também deixou de ser dedutível, para fins fiscais, conforme o art. 13, inciso I, da Lei nº 9.249/1995.

TRANSFERÊNCIA DE VALORES REGISTRADOS NO LONGO PRAZO(Não Circulante) PARA O CIRCULANTE - Algumas empresas registram os valores realizáveis e os valores de financiamentos em contas de longo prazo, pois esse procedimento permite um melhor controle desses valores a receber e a pagar.

Por ocasião do fechamento do balanço, os saldos dos valores a receber e a pagar devem ser apresentados de acordo com o seu grau de liquidez. Assim, devem ser transferidos para o circulante os valores a receber e a pagar até 360 (trezentos e sessenta) dias após a data do encerramento do balanço.

ENCERRAMENTO DAS CONTAS DE RESULTADO - O encerramento/zeramento das contas de resultado é procedimento obrigatório que possibilita a separação dos resultados apurados em exercícios diferentes. Após os lançamentos dos valores relativos às provisões e despesas em obediência ao princípio da competência, as contas de resultado (receitas e despesas) são absorvidas (zeradas) por uma conta de apuração, intitulada “Resultado do Exercício”. A grande maioria dos sistemas contábeis por processamento eletrônico de dados possui esquemas para zeramento automático das contas de resultado, no entanto o contador deve saber como funciona na essência o encerramento das contas de variações patrimoniais em outras palavras, as contas de resultado. 

LEVANTAMENTO DA DRE - A Demonstração do Resultado do Exercício tem como objetivo principal apresentar, de forma vertical resumida, o resultado apurado em relação ao conjunto de operações realizadas em determinado período. Nela apura-se a diferença entre as receitas e despesas, a qual poderá demonstrar lucro ou prejuízo. O saldo apurado na DRE será utilizado para cálculo do IRPJ e CSLL e para cálculo das destinações que serão efetuadas do lucro líquido do exercício. O saldo final apurado (lucro ou prejuízo) será transferido para a conta “Lucros ou Prejuízos Acumulados no Patrimônio Líquido” para posterior destinação, ressalte-se que com a lei 11.638/2007 a conta de Lucros Acumulados não poderá ficar com saldo.

PROVISÃO PARA O IRPJ E CSLL - A provisão para o Imposto de Renda e para a Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido são itens que exigem grande atenção no fechamento do balanço. A velocidade imprimida pelo Fisco nas alterações da legislação obriga os responsáveis pela elaboração do balanço a um esforço contínuo para manter adequados os registros relativos a essa obrigação fiscal.  Antes do fechamento do balanço devemos apurar extracontabilmente o lucro real e a base de cálculo da CSLL da empresa e registrar a provisão para o Imposto de Renda e a CSLL devidos, tendo como contrapartida o resultado do exercício.

CÁLCULO DAS PARTICIPAÇÕES NO RESULTADO - Algumas empresas destinam parte de seus lucros aos empregados, aos administradores, aos detentores de partes beneficiárias. Essas destinações em razão de sua dedutibilidade ou não na determinação do lucro real demandam um laborioso trabalho de cálculo por parte dos responsáveis pela elaboração do balanço.

ELABORAÇÃO DAS DEMONSTRAÇÕES - A montagem das demonstrações financeiras deve levar em conta a quais usuários elas serão destinadas. Após o zeramento das contas de resultado, levantamento da DRE, cálculo das provisões para o IRPJ e CSLL e cálculo das participações/destinações do lucro líquido, poderá então ser levantado o balanço patrimonial da empresa.

TRANSCRIÇÃO NO LIVRO DIÁRIO -As demonstrações financeiras devem ser elaboradas com todos os detalhes obtidos na contabilidade, isto é, o mais analítico possível. Os lançamentos relativos ao encerramento das contas de resultado, a demonstração do resultado do exercício, balanço patrimonial e demais demonstrações contábeis elaboradas pelas empresas destinam-se ao uso dos contadores e deverão também ser transcritas no livro Diário.

                                                                            Nova classificação do balanço


A classificação do balanço foi alterada a partir de 2008, sendo a seguinte, conforme a Lei nº. 6.404/76 (das Sociedades por Ações), após as alterações introduzidas pela Lei nº. 11.638/07 e pela Medida Provisória nº. 449/08, e após as normas emitidas por este CFC, com itemização maior no Patrimônio Líquido: 

ATIVO	PASSIVO + PATRIMÔNIO LÍQUIDO
Ativo Circulante	Passivo Circulante
Ativo Não Circulante	Passivo Não Circulante
Realizável a Longo Prazo	Patrimônio Líquido
Investimento	Capital Social
Imobilizado	(-) Gastos com Emissão de Ações
Intangível	Reservas de Capital
	Opções Outorgadas Reconhecidas
	Reservas de Lucros
	(-) Ações em Tesouraria
	Ajustes de Avaliação Patrimonial
	Ajustes Acumulados de Conversão
	Prejuízos Acumulados

 Obs: Ações em Tesouraria é conta retificadora da reserva utilizada para tal fim.